POLÍTICA DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

MARCO LEGAL Y ALCANCE
Esta política de manejo de datos personales ha sido elaborada de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables. Será implementada por CARGA EXPRES SP S.A.S. para la recopilación, almacenamiento, uso, transmisión, eliminación y cualquier otro tratamiento de datos personales.
DEFINICIONES RELEVANTES
A continuación se definen algunos términos claves relacionados con esta política, de conformidad con la normativa vigente:

Autorización: Consentimiento explícito, previo e informado del Titular para que sus datos sean tratados.
Aviso de privacidad: Comunicación que CARGA EXPRES SP S.A.S. pone a disposición del Titular para informarle sobre el uso que se dará a sus datos personales.
Base de datos: Sistema organizado que contiene datos personales y que está sujeto a tratamiento.
Dato personal: Información que puede vincularse o relacionarse con una persona natural identificable.
Datos públicos: Información que la ley o la Constitución considera de acceso público.
Datos privados: Información de carácter reservado o íntimo, que sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Información que, si es mal manejada, podría causar discriminación o afectar la intimidad del titular, como datos relacionados con la raza, salud, creencias religiosas, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona o entidad que realiza el tratamiento de los datos en nombre del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona o entidad que decide sobre el manejo y tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuya información es objeto de tratamiento.
Tratamiento: Conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, transmisión, y eliminación.

OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CARGA EXPRES SP S.A.S. recopila y utiliza los datos personales para los siguientes fines:

Ejecutar y dar cumplimiento a los contratos con clientes, proveedores y empleados, incluyendo el pago de obligaciones contractuales.
Suministrar los servicios o productos solicitados por los usuarios.
Informar sobre nuevos productos, servicios o cambios en los mismos.
Medir la calidad de los servicios ofrecidos.
Realizar análisis internos sobre preferencias y hábitos de consumo.
Enviar información comercial, promocional o publicitaria relacionada con productos o servicios de la empresa.
Llevar a cabo los procesos de selección de personal y contratación.
Facilitar la realización de auditorías internas o externas.
Registrar la información de empleados y pensionados en las bases de datos de la empresa.
Compartir la información con filiales o empresas asociadas de CARGA EXPRES SP S.A.S., tanto dentro como fuera del país.

La información obtenida a través de cámaras de seguridad, videograbaciones, o cualquier otro medio de recolección en las instalaciones de CARGA EXPRES SP S.A.S., será usada exclusivamente para fines de seguridad y podría ser utilizada como prueba en procesos judiciales. En ningún caso, los datos personales serán vendidos ni compartidos con terceros, salvo cuando sea necesario por ley o por autorización expresa del titular.

PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El tratamiento de datos personales en CARGA EXPRES SP S.A.S. se guiará por los siguientes principios:

Finalidad específica: El tratamiento de datos debe tener un propósito legítimo, claramente informado al Titular.
Consentimiento libre: Los datos solo serán tratados si se cuenta con la autorización clara y voluntaria del Titular.
Exactitud: La información tratada debe ser precisa, completa y actualizada según sea necesario.
Transparencia: El Titular tiene derecho a acceder en cualquier momento a la información sobre el tratamiento de sus datos.
Acceso restringido: Solo las personas autorizadas o los titulares pueden acceder a los datos personales.
Seguridad de la información: CARGA EXPRES SP S.A.S. garantizará la protección de los datos mediante medidas técnicas, físicas y administrativas adecuadas.
Confidencialidad: Todos los que intervengan en el tratamiento de los datos deben mantener la confidencialidad de la información en todo momento.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Según lo dispuesto por la ley, el responsable del tratamiento de los datos personales es:

Nombre de la empresa: CARGA EXPRES SP S.A.S.
NIT: 901786811
Dirección: Bogotá D.c
Correo electrónico: cargaexprescpsas@gmail.com
Teléfono: 3143195725
Vigencia de la base de datos: Los datos se conservarán por un período de 5 años, después de lo cual serán eliminados.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES TRATADOS POR CARGA EXPRES CP S.A.S.:

Los titulares de los datos personales, por medio de su representante, apoderado o heredero, pueden ejercer los siguientes derechos en relación con la información personal que sea objeto de tratamiento por CARGA EXPRES CP S.A.S.:

Derecho de acceso: Permite que el titular acceda a sus datos personales que estén bajo la custodia de CARGA EXPRES CP S.A.S.. Esto puede realizarse de forma gratuita al menos una vez al mes, y cada vez que haya cambios significativos en las Políticas de Tratamiento de la información que ameriten nuevas consultas.
Derecho de actualización, rectificación y supresión: Este derecho faculta al titular para solicitar que se actualicen, corrijan o eliminen los datos personales que se están procesando, con el fin de que los fines del tratamiento se cumplan adecuadamente.
Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los casos en que la ley permita el tratamiento sin requerir autorización, el titular podrá pedir evidencia de la autorización concedida para el manejo de sus datos personales.
Derecho a ser informado sobre el uso de sus datos personales: El titular tiene derecho a ser notificado sobre el uso que se está dando a su información personal.
Derecho a presentar reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El titular puede quejarse en caso de que se considere que las normas vigentes sobre el tratamiento de datos no han sido respetadas.
Derecho a exigir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derecho a revocar la autorización: El titular puede revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación de la base de datos.

Datos sensibles de menores de edad: En caso de recibir información de niños, niñas o adolescentes, CARGA EXPRES CP S.A.S. seguirá las disposiciones legales vigentes. El tratamiento de estos datos se realizará siempre con respeto al interés superior del menor, garantizando sus derechos fundamentales. Además, la empresa evitará, en lo posible, el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, si llega a ser necesario, se respetará la decisión del titular de no responder preguntas que involucren este tipo de información.

Parágrafo 1: Para el ejercicio de los derechos descritos, tanto el titular como su representante deberán acreditar su identidad y, en su caso, la representación que ostentan.

Parágrafo 2: Los derechos de los menores serán ejercidos por sus representantes legales, quienes deberán garantizar la protección de sus derechos.

7. DEBERES DE CARGA EXPRES CP S.A.S.:

CARGA EXPRES CP S.A.S. y todos quienes actúen en su nombre deben cumplir con los deberes que impone la ley sobre protección de datos personales. En consecuencia, se deben observar las siguientes obligaciones:

Deberes cuando actúa como Responsable del tratamiento:
1. Obtener y conservar, en las condiciones requeridas por la ley, la autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos.
2. Informar de manera clara y suficiente a los titulares sobre el propósito de la recolección de datos y los derechos que tienen sobre su información.
3. Atender las solicitudes de los titulares relacionadas con el uso de sus datos personales.
4. Procesar las consultas y reclamaciones en los términos estipulados en esta política.
5. Asegurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad sean respetados.
6. Mantener la información bajo estrictas medidas de seguridad que prevengan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
7. Actualizar la información cuando sea necesario.
8. Corregir los datos personales cuando se requiera.
Deberes cuando actúa como Encargado del tratamiento: Si la empresa maneja datos en nombre de otra entidad, debe cumplir con las siguientes obligaciones:
1. Asegurarse de que el Responsable del tratamiento está autorizado para suministrar los datos.
2. Garantizar a los titulares el pleno ejercicio de sus derechos en todo momento.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad adecuadas para prevenir cualquier riesgo.
4. Actualizar, rectificar o suprimir los datos según sea necesario.
5. Procesar las solicitudes de los titulares dentro de los plazos establecidos.
6. Registrar en la base de datos cualquier reclamo en trámite o proceso judicial relacionado con los datos personales.
7. Abstenerse de circular información que esté en disputa por el titular o haya sido bloqueada por orden de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre cualquier incumplimiento en las medidas de seguridad.
Deberes cuando el tratamiento de datos se realiza a través de un Encargado:
1. Suministrar únicamente los datos autorizados para su tratamiento.
2. Garantizar la calidad, exactitud y actualización de la información proporcionada.
3. Comunicar oportunamente cualquier novedad respecto a los datos suministrados al Encargado.
4. Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos.
5. Informar cuando la información esté en disputa por parte del titular.

Prohibición de transferir datos a países sin adecuada protección: Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no garanticen niveles adecuados de protección, salvo en los siguientes casos:

Cuando el titular ha dado autorización expresa para la transferencia.
En casos de intercambio de datos médicos por razones de salud pública.
Transferencias relacionadas con operaciones bancarias o bursátiles.
Cuando se trate de la ejecución de un contrato con el titular.
O en aquellos casos previstos por tratados internacionales o normativas aplicables.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Antes de recolectar datos personales, o al momento de hacerlo, CARGA EXPRES CP S.A.S. solicitará la autorización al titular de los datos, explicando el propósito de la recolección. Esta solicitud se realizará mediante medios técnicos automatizados, escritos u orales, permitiendo así conservar evidencia de la autorización, o de una conducta inequívoca según lo estipulado en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Esta autorización se pedirá por el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades de la solicitud de datos, siempre conforme a las normativas legales vigentes.
AVISO DE PRIVACIDAD: Si en algún caso CARGA EXPRES CP S.A.S. no puede proporcionar al titular de los datos esta política de tratamiento de la información, se publicará el aviso de privacidad que se adjunta a este documento. Este aviso se mantendrá disponible para consulta futura por parte del titular o la Superintendencia de Industria y Comercio.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: CARGA EXPRES CP S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, utilizar o circular los datos personales durante el tiempo necesario y razonable, de acuerdo con las finalidades que justifican su tratamiento. Esto se hará respetando las normativas aplicables en cuanto a aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplidos los propósitos del tratamiento, y sin perjuicio de lo que estipulen otras normativas, se procederá a la eliminación de los datos en poder de la empresa. Sin embargo, dichos datos deberán ser conservados si son requeridos para cumplir obligaciones legales o contractuales.
ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES: El ÁREA ADMINISTRATIVA de CARGA EXPRES CP S.A.S. será responsable de atender las solicitudes, quejas y reclamos presentados por el titular de los datos en relación con los derechos mencionados en el numeral 5 de esta política, con excepción de lo señalado en el literal e). El titular o su representante podrá enviar peticiones, quejas o reclamos a través de nuestras oficinas o sitio web.

Las solicitudes deberán incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, dirección de contacto y los documentos que se deseen hacer valer. Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane la falta. Si en un plazo de dos (2) meses no se proporciona la información requerida, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente, se trasladará a la entidad adecuada en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, informando al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo, en un plazo de dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto. El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la recepción. Si no es posible resolver el reclamo en este plazo, se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha, la cual no podrá exceder los ocho (8) días hábiles adicionales.

MEDIDAS DE SEGURIDAD: Conforme al principio de seguridad consagrado en la Ley 1581 de 2012, CARGA EXPRES CP S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la protección de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado. El personal encargado del tratamiento de los datos seguirá los protocolos establecidos para asegurar la confidencialidad y seguridad de la información.
LEY Y JURISDICCIÓN: Cualquier interpretación o acción legal o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normativas de protección de datos vigentes en la República de Colombia. Las autoridades competentes para resolver cualquier consulta, queja o demanda serán las correspondientes a este país.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: Esta Política de Datos Personales entrará en vigor a partir del 1 de junio de 2018.

15. AVISO DE PRIVACIDAD

15.1 FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

CARGA EXPRES CP SAS, en cumplimiento de las normativas vigentes sobre protección de datos personales, utilizará los datos proporcionados para:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y empleados, incluyendo el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Proveer los servicios y/o productos solicitados por los usuarios.
Informar sobre nuevos productos, servicios y/o cambios en los mismos.
Evaluar la calidad del servicio ofrecido.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Enviar información comercial, publicitaria o promocional por medios físicos, electrónicos o digitales (SMS, MMS, correo electrónico u otros medios análogos o digitales), referente a productos, servicios, eventos y promociones, ya sean comerciales o no comerciales, con el fin de promocionar, invitar, dirigir y ejecutar campañas, promociones o concursos organizados por CARGA EXPRES CP SAS o por terceros.
Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación de personal.
Apoyar procesos de auditoría interna o externa.
Registrar la información de empleados y/o jubilados (activos e inactivos) en las bases de datos de CARGA EXPRES CP SAS.
Los fines indicados en la autorización otorgada por el titular de los datos o en el aviso de privacidad respectivo.
Suministrar, compartir o transferir sus datos personales a empresas afiliadas, vinculadas o subordinadas de CARGA EXPRES CP SAS, tanto en Colombia como en otros países, cuando estas requieran la información para los fines mencionados.

En relación con los datos recolectados en los puntos de seguridad, documentos proporcionados al personal de seguridad y las videograbaciones realizadas en las instalaciones de CARGA EXPRES CP SAS, estos serán utilizados exclusivamente para fines de seguridad y podrían ser usados como evidencia en cualquier tipo de proceso legal.

Los datos personales proporcionados serán utilizados exclusivamente para los propósitos mencionados y no serán vendidos, licenciados, transmitidos ni divulgados, salvo en los siguientes casos: (i) autorización expresa por parte del titular, (ii) cuando sea necesario para la prestación de los servicios contratados, (iii) para la provisión de productos o servicios solicitados, (iv) para la colaboración con terceros en actividades de mercadeo conjuntas, (v) en casos de fusión, adquisición o restructuración de la sociedad, o (vi) cuando la ley lo exija o permita.

CARGA EXPRES CP SAS podrá subcontratar a terceros para la gestión de ciertas funciones o información, asegurando que dichos terceros adopten medidas de seguridad adecuadas y prohíban el uso de los datos personales para fines propios o su divulgación no autorizada.

15.2 DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

Los titulares de los datos personales, o sus representantes legales, tienen derecho a:

Acceso: Consultar los datos personales que CARGA EXPRES CP SAS tiene bajo su control de manera gratuita, al menos una vez al mes o cada vez que se produzcan cambios importantes en las políticas de tratamiento de la información.
Actualización, rectificación y supresión: Solicitar la actualización, corrección o eliminación de los datos personales para garantizar que cumplan con los propósitos del tratamiento.
Prueba de autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos, salvo en los casos en que la ley no lo requiera.
Información: Ser informado sobre el uso de los datos personales.
Presentar quejas: Elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de infracciones a la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Cumplimiento de órdenes: Exigir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

15.3 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La política de tratamiento de datos personales podrá consultarse en las instalaciones físicas de CARGA EXPRES CP SAS o en su página web oficial.

El área administrativa de CARGA EXPRES CP SAS será la encargada de atender las solicitudes, quejas y reclamos relacionados con el ejercicio de los derechos mencionados, con excepción de las solicitudes relacionadas con el numeral e). Las peticiones pueden ser enviadas a través de nuestro correo oficial de la empresa.